Häufige Fragen zu Geschäftsreisen

Was kosten unsere Geschäftsreisen wirklich?

Mehr, als in der Kostenstelle Reisekosten steht. Dort landen üblicherweise die abgerechneten Auslagen. Nicht darin enthalten sind die Entgelte des Reisebüros, die Gebühren der Buchungssysteme, Stornierungen und Umbuchungen, Kartenentgelte und die Arbeitszeit, die Buchung und Abrechnung im Haus binden. Dazu kommen Buchungen, die am vorgesehenen Weg vorbeilaufen und in keiner Auswertung erscheinen. Eine belastbare Zahl entsteht erst, wenn Buchungsdaten, Abrechnungen und Kartenumsätze zusammengeführt und gegeneinander geprüft werden.

Wie das in einem Tag geht, steht unter Reisekosten-Diagnose.

Welche Kennzahlen braucht ein Reiseprogramm?

Fünf genügen für den Anfang. Die Nutzungsquote zeigt, wie viel überhaupt über den vorgesehenen Weg läuft, und entscheidet damit, ob die übrigen Zahlen stimmen. Die Vorausbuchungszeit wirkt auf den Flugpreis stärker als die meisten Verhandlungsergebnisse. Dazu die Durchschnittskosten je Reise, der Anteil der Buchungen außerhalb der Richtlinie und die Zahl der Reisenden je Monat. Wichtiger als die Auswahl ist, dass jede Kennzahl eine Definition hat, auf die sich alle Beteiligten geeinigt haben. Ein großes Kennzahlensystem, das niemand liest, steuert weniger als fünf Zahlen, die monatlich auf dem Tisch liegen.

Ausführlich im Beitrag über Reisekennzahlen im Mittelstand.

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Vier Dinge. Erstens, wer reisen darf und wer genehmigt. Zweitens, wie gebucht wird und was passiert, wenn jemand davon abweicht. Drittens, welche Klassen, Preisgrenzen und Anbieter gelten, möglichst mit Begründung statt als bloße Liste. Viertens, wie mit Ausnahmen umgegangen wird, denn Ausnahmen gibt es immer, und eine Richtlinie ohne geregelten Weg dafür wird umgangen. Entscheidend ist weniger der Umfang als die Frage, ob die Regeln im Buchungssystem abgebildet sind. Eine Richtlinie, die nur im Intranet steht, ändert das Buchungsverhalten kaum.

Was ist der Unterschied zwischen Reiserichtlinie und Reisekostenrichtlinie?

Die eine regelt die Buchung, die andere die Erstattung. Die Reiserichtlinie legt fest, wer unter welchen Bedingungen reisen und buchen darf. Die Reisekostenrichtlinie regelt, was nach der Reise erstattet wird, welche Belege nötig sind und welche Fristen gelten. In vielen Unternehmen verantwortet Personal oder Travel die eine und die Buchhaltung die andere, ohne dass sie aufeinander abgestimmt sind. Das fällt auf, wenn eine Buchung regelkonform war und die Erstattung trotzdem gekürzt wird.

Wer haftet, wenn auf einer Dienstreise etwas passiert?

Der Arbeitgeber trägt die Fürsorgepflicht für Beschäftigte auf Dienstreisen. Sie verlangt, vorhersehbare Gefahren zu kennen, darüber zu informieren und für den Notfall vorzusorgen. Praktisch heißt das, dass das Unternehmen wissen muss, wer wo unterwegs ist, dass Reisende vor der Reise erfahren müssen, was sie erwartet, und dass feststehen muss, wer im Ernstfall entscheidet. Schwierig wird es bei Buchungen außerhalb des vorgesehenen Wegs, weil diese Reisen im Unternehmen nicht bekannt sind. Wie weit die Pflicht im Einzelfall reicht, hängt von Reiseziel, Tätigkeit und Dauer ab. Das ist eine Darstellung aus der Praxis und keine Rechtsauskunft.

Der Begriff im Glossar.

Brauchen wir ein Online-Buchungstool?

Das hängt weniger an der Zahl der Reisen als an der Zahl der Buchenden. Buchen wenige Personen zentral, bringt ein Werkzeug wenig, das ihre Arbeit nur verlagert. Buchen viele selbst, ist es der einzige Weg, Regeln an der Stelle wirken zu lassen, an der entschieden wird. Der Nutzen entsteht nicht durch das Werkzeug, sondern dadurch, dass Reisende es freiwillig benutzen. Ein Buchungstool konkurriert mit den Apps, die Reisende privat kennen, und verliert diesen Vergleich, wenn es umständlich ist. Deshalb ist die Nutzungsquote die Kennzahl, an der sich die Einführung messen lassen muss.

Wann lohnt sich ein Wechsel des Geschäftsreisebüros?

Seltener, als die Angebote vermuten lassen. Ein Wechsel kostet intern mehrere Monate Aufmerksamkeit, bindet Reisende an neue Abläufe und bringt oft genau die Probleme zurück, die gerade gelöst waren. Er lohnt sich, wenn die Leistung dauerhaft hinter dem Vertrag zurückbleibt, wenn die Datenlieferung nicht stimmt oder wenn sich das Reiseprogramm so verändert hat, dass das Modell nicht mehr passt. Niedrigere Servicegebühren allein sind kein Grund, weil ein Reisebüro an mehreren Stellen verdient, die im Angebot nicht auftauchen. Vor der Ausschreibung lohnt ein Gespräch mit dem bisherigen Anbieter über die konkreten Mängel.

Welche Erlösquellen im Angebot fehlen, steht in diesem Beitrag.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich Travel Management?

Als Faustregel ab etwa 75 regelmäßig Reisenden. Darunter lässt sich das Thema meist nebenher führen, und der Aufwand für Verträge, Werkzeuge und Auswertungen steht in keinem Verhältnis zum Ergebnis. Darüber verteilt sich die Verantwortung fast zwangsläufig auf mehrere Stellen, und genau dann entstehen die Reibungsverluste. Die Zahl der Reisenden sagt dabei mehr aus als das Reisebudget, weil der Aufwand an den Personen hängt und nicht an der Summe. Ein zweiter Auslöser ist Internationalität, denn sobald regelmäßig ins Ausland gereist wird, kommen Fürsorgepflicht, A1-Bescheinigungen und steuerliche Fragen hinzu.

Wer sollte im Unternehmen für Geschäftsreisen zuständig sein?

Eine Stelle, die den gesamten Ablauf verantwortet und nicht nur einen Abschnitt davon. In den meisten Unternehmen kennt der Einkauf die Verträge, das Personalwesen die Richtlinie, die Buchhaltung die Abrechnungen und die IT das Buchungssystem. Jede Stelle arbeitet sauber, und trotzdem passt am Ende nichts zusammen, weil niemand für die Summe zuständig ist. Wo das Thema angesiedelt wird, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass die Stelle ein Mandat hat, über Bereichsgrenzen hinweg zu entscheiden, und dass sie Zugriff auf alle vier Datenquellen bekommt.

Wer bei Ihnen heute was entscheidet, klärt der Business Travel Assessment Day.

Wie fangen wir mit Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen an?

Bei den Daten, nicht bei den Maßnahmen. Solange nicht feststeht, welche Reisen stattfinden und wie sie zustande kommen, bleibt jede Bilanz eine Schätzung und jede Maßnahme eine Behauptung. Der erste Schritt ist deshalb dieselbe Datengrundlage, die auch für die Kostenfrage nötig ist. Vorsicht ist bei der Kommunikation geboten, denn seit dem 27. September 2026 gelten verschärfte Regeln für Umweltaussagen, und Begriffe wie klimaneutral sind ohne belastbaren Nachweis angreifbar. Wer nach außen mit nachhaltigen Geschäftsreisen wirbt, sollte vorher prüfen, worauf sich die Aussage stützt.