Meetings und Veranstaltungen
Was Tagungen im Jahr kosten, weiß in vielen Unternehmen niemand
Das Budget liegt verteilt in Fachbereichen, im Marketing und im Vertrieb. Jede Stelle kennt ihren Teil. Die Summe kennt niemand, und ohne Summe gibt es weder eine Verhandlungsposition noch eine Grundlage für Entscheidungen.
Worum es hier nicht geht
ExpenSight plant und produziert keine Veranstaltungen. Das machen Agenturen, und sie machen es besser. Bei der Frage, nach welchen Kriterien Sie eine Agentur auswählen, berate ich Sie.
Diese Seite richtet sich an die andere Seite des Tisches, an Unternehmen, die Agenturen beauftragen und dabei feststellen, dass sie weder ihr Volumen noch ihre eigenen Regeln kennen.
Was sich klären lässt
Das Volumen. Es lässt sich aus vorhandenen Daten rekonstruieren, aus Kreditorenbuchhaltung, Kostenstellen, Reisedaten und Kartenumsätzen. Eine exakte Zahl kommt dabei selten heraus, eine belastbare Größenordnung fast immer.
Die Zuständigkeit. Wer darf beauftragen, ab welchem Betrag entscheidet wer mit, und wo endet die Freiheit des Fachbereichs.
Die Schnittstelle zu den Reisen. Teilnehmeranreise, Hotelkontingente und Fürsorgepflicht hängen am Reiseprogramm, werden aber häufig getrennt davon eingekauft.
Typische Ergebnisse
- eine belastbare Größenordnung des jährlichen Volumens
- ein schlankes Mindestmodell aus Genehmigung, Beauftragung und Abrechnung
- benannte Zuständigkeiten zwischen Fachbereich, Einkauf und Travel Management
- eine Anbindung an das Reiseprogramm dort, wo sie Geld oder Fürsorge betrifft
Als Angebot gibt es dafür zwei Formate. Die Veranstaltungs-Diagnose klärt das Volumen und die Zuständigkeit. Die Veranstaltungs-Governance legt in zwei Tagen fest, wer künftig was entscheidet.
Woher ich das kenne
Von beiden Seiten. Zu meinem eigenen Reisebüro gehörte eine Abteilung, die Tagungen und Veranstaltungen für Firmenkunden organisiert hat. Später, als Kunde, hatte ich bei einem Automobilzulieferer regelmäßig mit den Menschen zu tun, die intern organisieren, und mit den Agenturen, die beauftragt waren.
Zum Thema erscheint 2027 mein Fachbuch zum Strategischen Meeting Management.