Veranstaltungs-Diagnose
Was Tagungen und Veranstaltungen im Jahr kosten und wer sie beauftragt
Die Frage kommt meist aus der Geschäftsleitung und klingt harmlos. Was geben wir im Jahr für Tagungen und Veranstaltungen aus? In den meisten Unternehmen kann das niemand beantworten.
Warum die Summe fehlt
Veranstaltungen werden dort bestellt, wo sie gebraucht werden. Der Fachbereich bucht seine Kundenveranstaltung, das Marketing die Messe, der Vertrieb die Roadshow. Jede Rechnung landet auf einer anderen Kostenstelle, und keine davon heißt Veranstaltung.
Ein Teil der Kosten taucht gar nicht als Veranstaltung auf. Die Anreise der Teilnehmer läuft über das Reiseprogramm, die Übernachtungen oft auch. Wer nicht weiß, wie viele Hotelnächte im Jahr für Tagungen gebucht werden, verhandelt sie auch nicht.
Für wen
Unternehmen, die Agenturen beauftragen und dabei merken, dass sie weder ihr Volumen noch ihre eigenen Regeln kennen. Ansprechpartner sind die kaufmännische Leitung und der Einkauf, dazu das Travel Management wegen der Schnittstelle zu den Reisen.
Was ich vorab brauche
Auswertungen der Kreditorenbuchhaltung, die Kostenstellenstruktur, das Reporting Ihres Reisebüros und die Umsätze der Firmenkarten, alles in zusammengefasster Form. Dazu die Stellen, die im vergangenen Jahr Veranstaltungen beauftragt haben, soweit das bekannt ist. Was Sie nicht liefern können, ist bereits ein Befund.
Ablauf
Vorgespräch
Dreißig Minuten am Telefon, kostenfrei. Wir klären, ob die Diagnose zu Ihrer Lage passt und welche Daten bei Ihnen vorliegen.
Rekonstruktion
Ich werte die Unterlagen vorab aus und baue die Größenordnung zusammen. Dieser Teil ist im Fixpreis enthalten.
Diagnosetag
Überwiegend remote. Gespräche mit Fachbereichen, Einkauf, Marketing und Travel Management. Die Zahlen aus der Rekonstruktion werden dabei geprüft und korrigiert.
Bericht
Sie erhalten ihn binnen einer Woche.
Was Sie erhalten
- Eine belastbare Größenordnung des Jahresvolumens, aufgeteilt nach Fachbereich und Art der Veranstaltung
- Wer im Haus heute beauftragt und ab welchem Betrag niemand mehr mitentscheidet
- Die Stellen, an denen Anreise und Hotelkontingente am Reiseprogramm vorbei eingekauft werden
- Die Verträge und Zusagen, die an Veranstaltungsvolumen hängen
- Eine Einschätzung, wo die Größenordnung belastbar ist und wo sie eine Schätzung bleibt
Was die Diagnose nicht leistet
Eine exakte Zahl kommt dabei selten heraus. Die Diagnose liefert eine Größenordnung und sagt dazu, wie verlässlich sie ist. Sie bewertet auch nicht, ob eine einzelne Veranstaltung ihr Geld wert war. Veranstaltungen plant und produziert ExpenSight nicht, das machen Agenturen und sie machen es besser.
Unabhängig
Von keiner Agentur, keinem Hotel und keinem Veranstaltungsort erhalte ich eine Provision oder eine andere Vergütung. Im Bericht steht auch, was gegen eine Maßnahme spricht.
Konditionen
Die Konditionen für den Fixpreis pro Tag erhalten Sie auf Anfrage. Er schließt die Rekonstruktion der Zahlen und den Bericht ein. Reisekosten werden gesondert berechnet. Für Ihre Unterlagen gilt die Vertraulichkeitszusage.
Die Reisekosten-Diagnose beantwortet, was Reisen kosten. Die Veranstaltungs-Diagnose beantwortet dieselbe Frage für Tagungen und Veranstaltungen. Die Veranstaltungs-Governance legt danach fest, wer künftig was entscheidet.
Wenn bei Ihnen gerade jemand nach der Jahressumme fragt und die Antwort aus vier Richtungen unterschiedlich ausfällt, schreiben Sie mir kurz, worum es geht.
Der erste Schritt ist ein Vorgespräch von dreißig Minuten, kostenfrei und unverbindlich.
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