Veranstaltungs-Governance
Wer beauftragen darf, ab welchem Betrag wer mitentscheidet, und wonach die Agentur ausgewählt wird
Für Geschäftsreisen gibt es in fast jedem Unternehmen eine Richtlinie. Für Veranstaltungen gibt es in den meisten keine, obwohl dort die größeren Einzelbeträge bewegt werden. Beauftragt wird eine Tagung oft von jemandem, der das zweimal im Jahr tut.
Warum eine Richtlinie für Reisen hier nicht hilft
Die Reiserichtlinie regelt wiederkehrende Einzelfälle mit kleinen Beträgen. Veranstaltungen sind das Gegenteil, also selten, groß und jedes Mal anders zugeschnitten. Wertgrenzen aus der Reiserichtlinie greifen dort nicht, und ein Genehmigungsweg, der für einen Flug gebaut wurde, hält eine Tagung nicht auf.
Was fehlt, ist kein zweites Regelwerk. Es genügt ein Mindestmodell aus drei Schritten, mit benannten Zuständigkeiten dahinter.
Für wen
Unternehmen, die wissen, worüber sie reden, und die Zuständigkeit jetzt ordnen wollen. Ansprechpartner sind die kaufmännische Leitung und der Einkauf. Die Fachbereiche kommen an den Tisch, weil sie das Modell danach anwenden.
Was Sie erhalten
- Ein Mindestmodell aus Genehmigung, Beauftragung und Abrechnung, auf zwei Seiten
- Wertgrenzen, ab denen Einkauf oder Geschäftsleitung mitentscheiden
- Benannte Zuständigkeiten zwischen Fachbereich, Einkauf und Travel Management
- Eine ausschreibungsfähige Leistungsbeschreibung für Agenturen, mit Bewertungskriterien, die Angebote vergleichbar machen
- Die Anbindung ans Reiseprogramm bei Teilnehmeranreise, Hotelkontingenten und Fürsorgepflicht
- Die Beschlussvorlage für die Geschäftsleitung
Was ich vorab brauche
Das Ergebnis der Veranstaltungs-Diagnose oder eine eigene Übersicht Ihrer Veranstaltungen des vergangenen Jahres. Dazu Ihre Einkaufsrichtlinie, die bestehenden Agenturverträge und Ihre Reiserichtlinie.
Ablauf
Vorgespräch
Dreißig Minuten, kostenfrei. Wir klären Ihre Lage.
Vorbereitung
Ich sichte die Unterlagen. Ohne vorherige Diagnose wird dieser Teil gesondert berechnet.
Erster Tag
Gespräche mit Fachbereichen, Einkauf, Marketing und Travel Management. Ich lege fest, wo Ihr Haus Freiheit behalten will und wo es Kontrolle braucht.
Zweiter Tag
Modell, Wertgrenzen, Leistungsbeschreibung und Bewertungskriterien entstehen. Am Ende steht die Beschlussvorlage.
Übergabe
Ich stelle das Modell der Geschäftsleitung vor.
Was die Governance nicht leistet
ExpenSight plant und produziert keine Veranstaltungen. Die Ausschreibung selbst, also Versand, Fragenrunde, Bietergespräche und Auswertung, passt nicht in zwei Tage. Sie ist ein eigenes Vorhaben und läuft als Projektleitung, wenn Sie das wollen. Fragen des Vergaberechts im öffentlichen Bereich gehören zu Ihrer Rechtsabteilung.
Unabhängig
Von keiner Agentur, keinem Hotel und keinem Veranstaltungsort erhalte ich eine Provision oder eine andere Vergütung. Die Bewertungskriterien entstehen vor der Ausschreibung und nicht, nachdem die Angebote auf dem Tisch liegen.
Woher ich das kenne
Von beiden Seiten des Tisches. Zu meinem eigenen Reisebüro gehörte eine Abteilung, die Tagungen und Veranstaltungen für Firmenkunden organisiert hat. Später, als Kunde, hatte ich bei einem Automobilzulieferer regelmäßig mit den Menschen zu tun, die intern organisieren, und mit den Agenturen, die beauftragt waren.
Konditionen
Die Konditionen für den Fixpreis pro Tag erhalten Sie auf Anfrage. Die Governance umfasst zwei ganze oder vier halbe Beratertage. Ohne vorherige Veranstaltungs-Diagnose kommt die Vorbereitung hinzu. Reisekosten werden gesondert berechnet. Für Ihre Unterlagen gilt die Vertraulichkeitszusage.
Die Veranstaltungs-Diagnose sagt, worüber Sie reden. Die Governance legt fest, wer künftig was entscheidet. Steht danach eine Ausschreibung an, übernehme ich sie als Projektleitung.
Wenn bei Ihnen jemand eine Agentur beauftragt hat und hinterher niemand sagen kann, wer das freigegeben hat, schreiben Sie mir kurz, worum es geht.
Der erste Schritt ist ein Vorgespräch von dreißig Minuten, kostenfrei und unverbindlich.
Vorgespräch vereinbaren