Was in den Vertrag mit dem Geschäftsreisebüro gehört

Bei der Ausschreibung eines Geschäftsreisebüros steckt die meiste Energie in der Vergabe. Man vergleicht Angebote und verhandelt Gebühren, bis ein Partner feststeht. Das riskantere Kapitel beginnt aber oft erst Jahre später, wenn das Unternehmen wechseln will und feststellt, dass der Vertrag genau dafür keine Regeln enthält.

Wer den Ausstieg erst in der Trennungsphase verhandelt, verhandelt aus einer schwachen Position. Die Bedingungen für einen späteren Wechsel gehören in den ersten Vertrag.

Drei Klauseln für die Wechselfähigkeit

• Datenexport. Der Vertrag legt fest, in welchem Format und innerhalb welcher Frist das Reisebüro die Buchungsdaten herausgibt.
• Übergangsservice. Auch nach dem Wechsel gibt es Nachläufer wie ungenutzte Tickets oder Gutschriften bei Airlines. Das bisherige Reisebüro muss sie noch abwickeln, zu vorher vereinbarten und gedeckelten Gebühren.
• Laufzeit. Eine lange Bindung mit automatischer Verlängerung macht jeden Wechsel teuer. Kürzere Laufzeiten und eine bewusste Entscheidung über die Verlängerung halten die Tür offen.

Diese Punkte sind in den Musterverträgen großer Anbieter selten Standard. Man muss sie aktiv einfordern, und zwar in der Ausschreibung, solange der Wettbewerb noch wirkt.

Die unauffälligen Bindungen

Ein weiterer Treiber ist die Bündelung. Wer Buchungstool, Berichtswesen, Sicherheitsdienst und Hotelprogramm als Paket vom selben Reisebüro bezieht, spart Aufwand und oft auch Geld. Beim Wechsel müsste aber alles gleichzeitig umziehen, und der Aufwand wächst sprunghaft. Das Paket kann trotzdem die richtige Wahl sein, solange der Vertrag für jede gebündelte Leistung eine eigene Kündigungs- und Übergabemöglichkeit vorsieht.

Noch leiser wirken die Reisendenprofile. Darin stecken Ausweisdaten, Vielfliegernummern, Vorlieben und Freigabewege, über Jahre gepflegt und häufig im System des Reisebüros gespeichert. Klären Sie vor Vertragsschluss, wo diese Daten technisch liegen und wie sie im Fall eines Wechsels übergeben werden.

Wem die Daten gehören

Buchungsdaten sollten vertraglich als Eigentum des Unternehmens gelten, mit einem Recht auf Export an ein System Ihrer Wahl. Mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz kommt eine Frage dazu, die viele Verträge noch nicht beantworten. Darf der Anbieter Ihre Daten nutzen, um seine Modelle zu trainieren? Wenn ja, verbessern Ihre Daten ein Werkzeug, das auch Ihre Wettbewerber verwenden, ohne dass Sie etwas dafür bekommen oder auch nur prüfen könnten, in welchem Umfang das geschieht. Regeln Sie das ausdrücklich.

Schließlich lohnt eine Klausel für den Fall, dass das Reisebüro selbst den Eigentümer wechselt. Der Markt konsolidiert sich seit Jahren, auch große Anbieter werden übernommen, und für ein Unternehmen mit mehrjährigem Vertrag ist das vor allem eine Vertragsfrage.

Bevor Sie einen Wechsel einleiten, lohnt übrigens ein Blick auf die eigene Seite. Manche Unzufriedenheit geht auf unklare Ziele oder ausbleibende Datenlieferungen des Auftraggebers zurück, und oft hilft schon ein neuer Ansprechpartner beim bisherigen Reisebüro.

Zum Weiterlesen:

Unterstützung bei der Ausschreibung: