Warum Reiseprogramme selten am Preis scheitern

Ein Unternehmen führt ein neues Buchungstool ein. Die Oberfläche ist modern, die App läuft stabil, und in den ersten Wochen loben die Reisenden das neue System ausdrücklich, weil eine Buchung jetzt drei Minuten dauert statt einer Viertelstunde. Ein Jahr später stellt die Finanzabteilung fest, dass die Reisekosten gestiegen sind.

Was ist passiert? Die Reiserichtlinie wurde bei der Einführung nie angefasst. Das Tool bildet Regeln ab, die im Haus längst niemand mehr ernst nimmt, und bucht deshalb schneller als vorher genau das, was vorher auch gebucht wurde. Gewonnen hat das Unternehmen vor allem Tempo.

Dieses Muster begegnet einem im Geschäftsreisemanagement in vielen Varianten. Eine CO₂-Auswertung wird eingeführt, die Richtlinie bleibt, wie sie ist, und am Jahresende liegen ordentliche Emissionszahlen vor, an denen sich im Verhalten der Reisenden nichts ändert. Oder ein Sicherheitskonzept steht auf dem Papier, während die Buchungen über drei verschiedene Kanäle laufen. Im Ernstfall weiß dann niemand, wer gerade wo ist.

Sechs Felder, die einander brauchen

In meinem Buch beschreibe ich Corporate Travel Management als Hexagon aus sechs Handlungsfeldern. Ich nenne sie Kosten und Budget, Richtlinien und Compliance, Technologie, Nachhaltigkeit, Fürsorgepflicht sowie Daten und Reporting, und zusammen umfassen sie alles, was ein Reiseprogramm steuern muss.

Warum ein Sechseck und keine Liste? Eine Liste hat eine Reihenfolge. Sie legt nahe, oben anzufangen und sich nach unten durchzuarbeiten. Im Travel Management führt das in die Irre, weil kein Feld Vorrang vor den anderen hat. Jede Kante des Hexagons verbindet zwei Felder, die aufeinander angewiesen sind.

Manche dieser Verbindungen sind offensichtlich, sobald man sie ausspricht. Kostenkontrolle ohne verlässliche Daten bleibt eine Schätzung. Daten ohne gültige Richtlinie haben keinen Maßstab, an dem man sie messen könnte. Und eine Richtlinie, die Sicherheitsfragen ausklammert, wird beim ersten Zwischenfall im Ausland zum Thema in der Geschäftsführung.

Eine Sonderrolle haben Daten und Reporting. Sie sind ein Feld unter sechs und gleichzeitig so etwas wie das Nervensystem der anderen fünf. Ohne sie erfährt niemand, ob eine Maßnahme wirkt. Wer seine Reisedaten aus mehreren Quellen nicht zusammenführen kann, bekommt Berichte, mit denen sich wenig steuern lässt.

Wo das Geld verpufft

Die meisten Unternehmen investieren in das Feld, das gerade drückt. Steigen die Kosten, wird neu verhandelt. Mit der Berichtspflicht nach CSRD entsteht ein CO₂-Projekt. Nach einem Vorfall auf einer Dienstreise wird ein Sicherheitsdienstleister beauftragt. Jede dieser Entscheidungen ist für sich genommen vernünftig.

Schwierig wird es zwischen den Feldern. Eine Investition in einem einzelnen Feld bringt ein Ergebnis in genau diesem Feld, und das verpufft, wenn das Nachbarfeld nicht mitzieht. Seine volle Wirkung entfaltet ein Reiseprogramm erst, wenn alle sechs Felder ein tragfähiges Niveau erreichen. Dieses Niveau darf je nach Feld bescheiden ausfallen. Fehlen darf es in keinem.

Was das für den Mittelstand heißt

Der naheliegende Einwand lautet, das klinge nach Konzern. Wer weder einen eigenen Travel Manager noch IT-Ressourcen hat, kann nicht sechs Felder gleichzeitig ausbauen. Der Einwand ist berechtigt, und er lässt sich beantworten. Gefragt ist ein Mindestniveau in jedem Feld. Für ein mittelständisches Unternehmen kann das ungefähr so aussehen.

• Richtlinien. Es gibt eine schriftliche Reiserichtlinie, die alle kennen und die regelt, wer was buchen darf und wer genehmigt. Welches Modell dahintersteht, ist zweitrangig.
• Daten. Buchungsdaten und Abrechnungsdaten laufen in einer Auswertung zusammen, die einmal im Quartal fünf bis sieben Kennzahlen liefert.
• Fürsorgepflicht. Für Reisen in Risikogebiete gibt es einen klaren Genehmigungsweg, und jeder Reisende kennt die Notfallnummer.
• Nachhaltigkeit. Die CO₂-Angabe ist schon bei der Buchung sichtbar, und auf geeigneten Strecken gilt Bahn vor Flug.
• Technologie. Das Buchungstool funktioniert auf dem Smartphone so gut wie die Apps, die Reisende privat nutzen.
• Kosten. Hier genügt anfangs, was ein gutes Reisebüro ohnehin mitbringt, also verhandelte Raten und einen Überblick über die Ausgaben.

Mit diesen sechs Mindestniveaus steht ein Programm, das trägt. Ausbauen lässt es sich danach Feld für Feld, dort, wo das Unternehmen den größten Hebel sieht. Wer versucht, alles auf einmal auf Konzernniveau zu heben, überfordert damit auch Organisationen mit deutlich mehr Personal.

Eine Aufgabe für die Geschäftsführung

Die sechs Felder konkurrieren um Geld und Aufmerksamkeit. Deshalb sollte die Geschäftsführung bewusst festlegen, welche ein oder zwei Felder in den nächsten zwölf Monaten Vorrang bekommen. Fehlt diese Festlegung, verteilt sich das Budget nach Lautstärke, und die Mittel landen in dem Bereich, der zuletzt ein Problem gemeldet hat.

Ein einfacher Einstieg ist eine Standortbestimmung. Notieren Sie für jedes der sechs Felder in einem Satz, wo Ihr Reiseprogramm heute steht. Wo Ihnen dieser Satz schwerfällt, liegt vermutlich die größte Lücke.

Zum Weiterlesen. Das Hexagon-Modell entwickle ich ausführlich im Kapitel „Die größten Herausforderungen“ meines Fachbuchs „Corporate Travel Management“, das voraussichtlich Ende 2026 erscheint.

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