Verpflegungsmehraufwand und Tagegeld bei einer Geschäftsreise

Pauschal können bei einer Geschäftsreisen Spesen laut Einkommensteuergesetz (EStG) bis zu maximal 28 Euro pro Kalendertrag veranschlagt werden. Dieser Pauschbetrag ist auch als Tagegeld bekannt und wird nur bei mindestens acht Stunden dauernden Dienstreisen gezahlt. Wird eine Dienstreise in Ausland unternommen, gelten andere – zumeist höhere – Werte.


Zum 01.01.2020 wurden die Tagegeldsätze im EStG von 12 bzw. 24 Euro auf 14 bzw. 28 Euro erhöht.

  • 28€ für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist

  • jeweils 14€ für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet

  • 14€ für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 14€ für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist

Quelle: Einkommensteuergesetz (EStG) § 9 Werbungskosten


Pauschalen für Auslandsreisekosten

Der neueste Verwaltungs-Erlass enthält die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2021.

Bis zu dieser Höhe kann der Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen vornehmen.


Wie berechnet man den Verpflegungsmehraufwand im Ausland?

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen Folgendes:

Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr erreicht wird, also wie bei einer eintägigen Reise.

Bei einer Rückreise vom Ausland ins Inland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend.

Für die Zwischentage ist in der Regel der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.


Praxis-Beispiele für die Berechnung von Auslandsreisekosten finden sich u.a. auch hier



Automatisierte Reisekostenabrechnung

Durch Geschäftsreisen entstehen neben den Verpflegungspauschalen weitere Reisekosten: Kilometergeld oder andere Fahrtkosten, andere Spesen. Diese müssen als Pauschalen oder mit einer Rechnung in Reisekostenabrechnungen erfasst werden.

Ein intelligenter Reisekostenprozess bringt Finanz - und Reiseverantwortlichen Transparenz und Kontrolle und erspart Ihnen, sich mit komplizierten Tagegeld-Berechnungen auseinanderzusetzen.

Weitere Vorteile:

  • sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Tagessätze korrekt einreichen und alle in der Lage sind, zu erkennen, welche Tagegelder für die Genehmigung korrekt sind

  • Gesetzesänderungen werden automatisch eingepflegt und Mitarbeiter informiert

  • die Berechnung, wie hoch der Wert der einzelnen Tagegelder ist und Prüfung, ob eventuelle Abzüge korrekt angewendet werden


Hierfür gibt es großartige Lösungen, über die wir sprechen sollten.

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