Geschäftsreisen digitalisieren – das kann doch nicht so schwer sein. Oder?

Natürlich digitalisiert man nicht die Geschäftsreise, sondern die Prozesse um die Geschäftsreise drumherum. Antrag/Genehmigung > Buchung > Abrechnung.

Dazu noch verschiedene Zwischenschritte wie

  • Beachtung der Reiserichtlinie

  • Aktualisierung der Reisedaten (Gleiswechsel, Flugstreichung usw.)

  • Corona-Reise-Informationen

  • Controlling und Auswertung

Was soll das bringen?

Digitalisierung um der Digitalisierung wegen ist relativ sinnlos. Geschäftsreisen können jedoch die Kosten in die Höhe treiben. Hierbei sind sowohl die Prozesskosten (intern) als auch die Reisekosten selbst (Flug, Bahn usw.) zu betrachten. Beide Prozesse können durch einen digitalen Prozess deutlich optimiert werden und das auch, ohne auf ein Geschäfts-Reisebüro zu verzichten zu müssen.


Nahezu jedes lokale Geschäfts-Reisebüro bietet heute Online-Buchungs-Techniken an, nahezu jedes Online-Geschäfts-Reisebüro bietet telefonische Unterstützung an.

Wir nennen beides Formen von Unternehmen Travel Management Companies,

abgekürzt TMC.

Ein Flugticket kann zwar jeder selbst buchen, da braucht es nicht unbedingt einen Support. Sobald ein Unternehmen aber auch nur einen minimalen Anspruch an Unterstützung hat, kommen richtigerweise TMCs ins Spiel.

Um das Bild abzurunden sind noch Travel-Management Systeme wie z.B. SAP Concur oder Cytric sowie hunderte von Apps zu nennen, die Teilbereiche bedienen. Travel-Management Systeme bilden Geschäftsreise-Prozesse vom Antrag bis zur Abrechnung ab und benötigen am Ende wieder ein TMC, Apps sind i.d.R. spezialisiert auf einzelne Funktionen aus dem Gesamtprozess.


Vorteile von digitalen Geschäftsreise-Prozessen

1. Interne Kosten sparen

  • Buchungs-Prozess-Optimierung – es geht schneller und erfordert weniger Aufmerksamkeit durch Assistenzen, sog. Travel Arranger. Wer braucht heute noch ein Kommunikations-Hin-Und-Her zwischen Reisenden – Buchenden – Geschäfts-Reisebüro und wieder zurück?

  • Compliance (= Regeltreue) erhöhen – erstattungsfähigen Ausgaben in Spesenabrechnungen, Vorgaben zur Buchung von Unterkünften sind oftmals nicht ausreichend geregelt.

  • Aufwand sowie Fehler in Reisekostenabrechnung vermeiden - hier eine private Tankquittung, dort ein Familienessen, das versehentlich in die monatliche Spesenabrechnung rutscht. Noch dramatischer wird es bei fehlerhaften Umrechnungskursen, verlorenen Belegen oder den allseits beliebten Verpflegungsmehraufwendungen.

2. Externe Kosten sparen

  • Wer verkauft das Ticket am günstigsten? Wo bekomme ich den zuverlässig günstigsten Zimmerpreis? Und warum kann ich nicht alle verfügbaren Tarife an einem Ort finden?

  • Agenten in TMCs verfügen über den besten Markt-Blick, haben heute aber noch mit unterschiedlichen Quellen zu kämpfen. Reservierungssystem, Online-Kanäle, Direktvertrieb, Sonder-Tarife. Einfacher ist die Anbindung möglichst vieler Kanäle an ein TMC oder ein Travel-Management System. Dort können booking.com, expedia oder hoteleigene Tarife dann um die Gunst der Buchenden kämpfen, der Ryanair-Preis in der Tarif-Auswahl direkt über/unter/neben dem Lufthansa-Tarif.

3. Ein attraktiver(er) Arbeitgeber werden

  • Schlanke und moderne Prozesse helfen bei der Mitarbeiterbindung und können sich im ‚War for Talents‘ als entscheidender Wettbewerbsvorteil erweisen. Die Organisation einer Geschäftsreise per Telefon und E-Mails mit fünf PDF-Anhängen sind nicht jedermanns Sache und dürfen heute gerne per Chat, App oder Travel-Management System unterstützt werden.

Wie viel Digitalisierung darf es sein?

Die beste Dosis, richtig eingesetzt und intern vernünftig kommuniziert.

Es ist absolut keine Empfehlung, analoge Prozesse über den Haufen zu digitalisieren. Hier ist die richtige Balance genauso wichtig wie das schrittweise Vorgehen bei Auswahl, Setup, Implementierung und ‚go live‘ der neuen technischen Errungenschaften.

Kosten sparen, Prozesse optimieren: ja, gerne - aber bitte ohne Qualitätseinbußen.


Wie kann ich es jetzt angehen?

Es ist ratsam, sich beraten zu lassen.

Zu umfangreich das Thema, viele Stakeholder, Möglichkeiten.

Das bestehende Geschäfts-Reisebüro kann eine erste Anlaufstelle sein, neutrale Markt-Experten die vielleicht bessere Alternative. Am Ende muss nicht unbedingt ein neues Geschäfts-Reisebüro her, auch rationalisiert man sich als Initiator nicht den eigenen Arbeitsplatz weg.


Die Investition in ein digitales Reisemanagement rechnet sich bereits ab 20 reisenden Mitarbeitern.


Nach der Bestandsaufnahme folgen Empfehlungen, an welchen Stellen die Prozesse optimiert werden können und vor allem, welche digitale Unterstützung die richtige für Ihr Unternehmen ist. Maßgeblich sollte dabei sein, was sie brauchen und nicht nur das, was das Geschäfts-Reisebüro anbieten kann.

Des Weiteren wird ein Fahrplan entwickelt, ob, was, wann und für wen eingeführt wird und ob Schulungsbedarf besteht. Viele Systeme bieten großartige und selbsterklärende Verfahren inkl. Benutzer-Support an, da braucht man i.d.R. keine großen Schulungs-Szenarien zu entwickeln.


Mit am wichtigsten ist jedoch die Durchdringung im Unternehmen. Alle MitarbeiterInnen müssen mitgenommen werden, so denn sie vom neu gestalteten Prozess profitieren sollen. Wie immer macht es kaum Sinn, groß zu investieren und die Umsetzung nur halbherzig (vor) zu leben.



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