9 Tipps zum Senken Ihrer Geschäftsreise-Kosten

Aktualisiert: Juni 10

Zu den größten Posten bei Ausgaben in Unternehmen gehören die Reisekosten, die meist den zweit- oder drittgrößten Kostenfaktor nach den Personalkosten einnehmen. Deshalb lohnt sich ein genauer Blick, um Einspar- und Optimierungspotenziale zu erkennen und umzusetzen.


1. Nutzen Sie einen und zentralen Anbieter

Nur so gelingt es Ihnen, einen Überblick über Hotel- oder Flugkosten pro Jahr zu erhalten und Einsparpotenziale sichtbar zu machen. Die Buchungsdaten ermöglichen Auswertungen, die beim Verhandeln eigener Raten und Bündeln von Volumina helfen.

Versprochen: es gibt richtig gute Anbieter, die allen Anforderungen gerecht werden und kostentechnisch absolut fair sind.


2. Nutzen Sie Flug-Firmenraten, Specials, NDC und Flug-Raten Ihres Reisebüros

Flugtarife gibt es so viele, dass der Überblick längst abhandengekommen ist, zumal sie sich ständig ändern. Technik hilft Ihnen, alle zur Verfügung stehenden Flug-Preise zu finden.

Welche Technik für Ihr Unternehmen infrage kommt, hängt von Ihren Anforderungen ab.


Es geht bei den oben erwähnten alternativen Tarifen aber nicht nur um den reinen Flugpreis. Oftmals sind die Bedingungen zur Umbuchung und Stornierung bei diesen Raten wesentlich besser als bei öffentlichen Preisen.


Zur Wahrheit gehört aber auch, dass viele Unternehmen nicht ausreichend Volumen verreisen, um mit einer Airline eigene Tarife oder Bedingungen zu verhandeln.

Hier helfen Raten, die Reisebüros selbst mit der Airline verhandeln.

3. Rechtzeitig buchen

Tausend Mal gehört, tausend Mal ist nichts passiert…

Wer seine Flüge sofort bucht, wenn er seine Termine kennt, der spart am meisten. Tagesaktuelle Preise sind bei rechtzeitiger Buchung oft sehr gut.


Bei einer Studie der Unternehmensberatung Feisel Consulting kam heraus: Liegt der Buchungszeitpunkt des Tickets mindestens zwölf Tage vor dem Start, können die höchsten Einsparungen im Reiseetat erzielt werden. Innerdeutsch und europäisch wird die Höhe des Preises maßgeblich durch den Buchungszeitpunkt beeinflusst.


4. Reiserichtlinie einführen und konsequent umsetzen

Die Reiserichtlinie gibt vor, wie die Reiseplanung, -durchführung, und die -abrechnung ablaufen sollen. Man findet darin Budgets für Hotelübernachtungen, Flug, Zug oder Mietwagen, außerdem wer im Unternehmen die Geschäftsreise genehmigt, wie/wo die Buchungen getätigt werden, Hinweise rund um die Abrechnung, welche Belege erforderlich sind und – ganz wichtig ­­– Informationen zu den Fürsorgepflichten des Unternehmen gegenüber seinen Reisenden.


Travelperk berichtet, dass 51% der Mitarbeiter sich nicht sicher sind oder nicht wissen, ob es eine Reiserichtlinie gibt. Zur Reiserichtlinie gehört also nicht nur eine kurze und knackige Formulierung, sondern auch eine entsprechende Promotion und Kontrolle im Unternehmen.


5. Buchen Sie über eine Online-Booking-Engine (OBE)

Wohl dem, der schon eine hat, alle anderen können sich leicht ein Tool besorgen. Fragen Sie Ihr Reisebüro oder nutzen Sie ein für Sie passendes Online-Reisebüro.

Eine OBE spart Zeit und Kosten bei einfach zu buchenden Flug-Strecken, Hotels, Mietwagen und Bahnfahrkarten, außerdem können Sie i.d.R. nicht nur die Reiserichtlinie hinterlegen, sondern in der OBE auch eine Reisekostenabrechnung nutzen.


Ein weiterer Hingucker: der durchschnittliche Reisepreis für eine Online-Buchung ist günstiger als für eine telefonische Buchung auf der gleichen Strecke. Dies hängt mit dem Visual-Guilt-Effect zusammen der die Tatsache beschreibt, dass ein Nutzer solcher Systeme grundsätzlich zur preislich günstigsten Variante tendieren.

Psychologen haben herausgefunden, dass sich Mitarbeiter weitaus häufiger für ein günstigeres Angebot entscheiden, wenn sie die Preise aller denkbaren Varianten selbst vor Augen haben, wie dies bei der Online-Buchung der Fall ist.


6. Punkte sammeln – Förderprogramme vs. Meilenprogramme

Das Prinzip der Firmenförderung entspricht ungefähr dem der privaten Meilenprogramme – nur dass bei den Firmenprogrammen das Unternehmen sammelt und nicht der Einzelne.


Rein rechtlich stehen die dienstlich gesammelten Punkte zwar dem Unternehmen zu und nicht dem Mitarbeiter, das wird in der Praxis aber kaum gelebt. Aus diesem Grund sollte Vorsicht walten, ob Reisende sich hier nicht zu teureren Tickets verleiten lassen, um mehr Punkte privat nutzen zu können.


So oder so: die erflogenen/erfahrenen/erschlafenen Punkte lassen sich in Freiflüge/-fahrkarten/-zimmer und Upgrades einlösen und helfen dem Unternehmen somit, Kosten zu sparen.


7. Interne Steuerung

Tute Gutes und spricht darüber! Die besten Spar-Ideen helfen nicht, wenn diese im Unternehmen nicht allseits bekannt sind.


Wer, was, wann, wo, wie und warum sind auch hier die Fragen, die allen Buchenden und Reisenden beantwortet werden sollten.

An dieser Stelle sollten zudem Nicht-Hinweise erfolgen: was und warum wollen wir nicht!

8. Digitalisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung

Der gesamte Reisebuchungs- und Abrechnungsprozesses – mit Analyse, Steuerung und Optimierung von Planung, Organisation, Durchführung sowie Abrechnung und Kontrolle von Geschäftsreisen lässt sich heute leicht und ohne Medienbrüche digitalisieren.


Von vielen (im) Unternehmen wird die Reisekostenabrechnung als notwendiges Übel angesehen. Daher sollte auch dieser Prozess für den Nutzer so einfach wie möglich gestaltet werden. Eine einfache Darstellung, eine Übergabe der Buchungsinformationen des Online-Buchungssystems und der Bezahldaten der Kreditkarte führen zu einer erhöhten Akzeptanz beim Nutzer.


9. Nutzen Sie ein Geschäfts-Reisebüro

Reisebüros müssen zuerst unterschieden werden zwischen dem klassischen Reisebüro für Touristik (Urlaub, Kreuzfahrten) und Reisebüros mit der Spezialisierung auf Geschäftsreisen.

Seien Sie skeptisch, wenn jemand sagt, er kann beides.


Die Inhalte von Touristik und Geschäftsreisen ähneln sich ungefähr wie Frisör und Wellness, wie Nokia und Apple.

Im Geschäfts-Reisebüro laufen alle Fäden zusammen: alle Tarife aus allen Kanälen, Kontrolle der Reiserichtlinie vor Buchung, Daten sammeln für das so wichtige Reporting, Unterstützung in Sachen Fürsorge und menschliches Geschick bei der Gestaltung der Geschäftsreise.

Außerdem Ihr erster Ansprechpartner für Ihre Online-Booking-Engine.


Die Kosten für ein Reisebüro sind schnell wieder drin.


10. Loslegen!


Sollten Sie Fragen zum Thema haben oder Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, sprechen Sie mich gerne an.


Nach über 20 Jahren als "CxO" eines Geschäfts-Reisebüros stehe ich Ihnen heute

mit Rat & Tat in Sachen Optimierung Ihrer Geschäftsreisen zur Verfügung.


Über 140 erfolgreiche Onboardings, von kleineren Unternehmen bis hin zu Konzernen mit bis zu zehntausend MitarbeiterInnen, mit und ohne Online-Booking-Engine, Reisekostenabrechnung, multi company setup.


Kontakt: www.fahrenkrog.de/kontakt




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