SAP Concur – Onboarding, Rollout, Training, go live
 

Was ein Implementation Project Manager SAP Concur für Sie machen kann

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Die Entscheidung ist gefallen. Ihr Unternehmen bekommt eine Business Travel Lösung.
Online buchen, Reise-Genehmigungen und/oder Reisekosten-Abrechnung im "end-to-end-Prozess".

𝙀𝙝𝙧𝙡𝙞𝙘𝙝: Glückwunsch! Das Buchen und Verwalten von Geschäftsreisen ist eine prädestinierte Tätigkeit, die heute optimal digitalisiert werden kann (und auch sollte).

 

Zeit, das Projekt zu starten und alle Beteiligten mit dem Projekt und der Vorgehensweise im Rahmen der Implementierung vertraut zu machen. Ich empfehle, dass alle an diesem Projekt beteiligten Personen teilnehmen. Gewöhnlicherweise sollten folgende Rollen im Projekt besetzt sein:

 

Projektmanager

betreut und steuert das Projekt vom Kick Off bis zur Inbetriebnahme Ihres Systems. Der Projektmanager sollte die Kundenprozesse, Integrationsanforderungen und das gesamttechnische Konzept verstehen, um die Gesamtplanung, die Ausführung und den Erfolg des Projektes voranzutreiben und sicherzustellen. Zudem koordiniert der Projektmanager die Projektteilnehmer, pflegt den Implementierungs- und Projektplan und stellt die Verfügbarkeit aller nötigen internen und externen Ressourcen (z.B. IT oder Reisebüro) sicher. Diese Aufgaben werden in enger Abstimmung mit dem Concur Projektmanager wahrgenommen und koordiniert.

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Travel Manager

ist verantwortlich die Entscheidungen zur Konfiguration des Concur Travel Moduls zu treffen. Dieser Projektteilnehmer sollte regelmäßigen Kontakt mit dem Reisebüro pflegen und die firmeninternen reisebuchungs- und reisekostenabrechnungs-relevanten Prozesse kennen. Dazu zählen vor allem auch Kenntnis und Verständnis der Reiserichtlinie sowie vorhandener Leistungsträgerprogramme und der damit verbundenen verhandelten Verträge und Raten.

 

Online-Implementierungs-Ressource des Reisebüros (TMC)

verantwortlich für die Koordination und Organisation der reisebüro-spezifischen Aktivitäten. Der Projektteilnehmer sollte sich eingehend mit dem verwendeten GDS, Queues, GDS-Zugriffsrechten, Profilen, PNR-Formaten und den Back Office-Prozessen des Reisebüros auskennen. Dazu gehört auch das nötige Wissen zu jeglichen reisebürointernen sowie Fullfilment-Prozessen in Bezug auf die Implementierung von Online-Buchungstools.

 

Account Manager (TMC)

Oftmals ist es sinnvoll den Account Manager vom Reisebüro in die Implementierung mit einzubeziehen.

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IT-/Technische Ressource

ist für die technische Aspekte des Projektes, insbesondere die Schnittstellen, Importe/Exporte und andere Services verantwortlich und koordiniert die kundeninternen technischen Ressourcen.

Die o.g. Auflistung erfasst die für gewöhnlich betroffenen Bereiche bei der Implementierung eines Online-Buchungstools. Selbstverständlich kann auch eine Person mehrere Rollen zeitgleich übernehmen.

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Das Schaubild erfasst die für gewöhnlich betroffenen Bereiche bei der Implementierung einer Business Travel-Lösung. Selbstverständlich kann auch eine Person mehrere Rollen zeitgleich übernehmen.

 

 

Die Projektmanagement-Agenda des Rollouts kann bspw. folgende Punkte umfassen:
 

• Verantwortlichkeiten, Steuerungsausschuss

• Projektumfang (welche SAP Concur Module werden konfiguriert - Request, Travel, Expense, Reporting u.v.m.)

• Klärung kritischer Punkte auf allen Seiten

  • ausländische Mehrwertsteuer

  • zeitaufwändige Aufgaben auf Kundenseite

  • Stakeholder auf Kundenseite

  • Testbenutzergruppe

  • produktive Supportstruktur nach dem go live

  • Datenqualität

  • Genehmigungsworkflows für Reisebuchungen

  • Integration von Concur Request und Concur Travel

  • aktuelle Themen in der Reisebranche

  • A1-Meldebescheinigungen

  • ...
     

• Reisebüro (TMC)

• Projekt Werkzeuge: Workbook, Central Desktop/Projektportal

• Start in die Analyse & Design Phase

• Abstimmung wöchentlicher Status Calls

• Systemkonfiguration

• Umfangreiche Funktions-Tests

• Schulung aller gewünschten User

• go live

 

Die Implementierung von SAP-Concur-Lösungen dauert in der Regel drei bis vier Monate. Das hängt vor allem davon ab, wie schnell Kunden die notwendigen Daten für die individuelle Konfiguration sammeln. Dabei geht es zum Beispiel um Kontonummern, Steuercodes oder die Art und Weise, wie Kosten zugeordnet werden. Die Erfahrung zeigt, dass vor

der Implementierung einige interne Aufgaben anfallen, die etwas mehr Zeit benötigen.

 

Bei den Aufgaben wird bereits deutlich: Die Implementierung ist keine One-Man-Show. Letztendlich werden die SAP-Concur-Tools von fast jedem im Unternehmen verwendet – entsprechend sind auch verschiedene Unternehmensbereiche involviert.

 

Fazit

Das Gespräch bzw. die Beauftragung eines Implementation Project Manager für SAP Concur ist ein guter Ausgangspunkt, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. Dieser sensibilisiert Sie und kennt im Optimalfall nicht nur die IT, sondern auch die Organisation und die Prozesse. Zudem gibt er Ihnen wichtige Impulse, wie Sie Ihr Reisemanagement optimal aufbauen. Er kennt die Möglichkeiten der Technologien, berät Sie bei der Optimierung von Prozessen und verhilft Ihrem Projekt in kürzerer Zeit zum Erfolg.